بايگاني الکترونيک

گسترش و توسعه فعاليت هاي سازمان و افزايش تبادلات سازماني باعث ايجاد حجم زيادي از اسناد و پرونده ها مي شود. اين امر معضلاتي چون دشواري دسترسي به اسناد، كندي بازيابي آن ها و از همه مهم تر هزينه هاي سنگين نگهداري را دربر دارد. از جمله پيامدهاي اين مسائل مي توان به صرف زمان زياد پرسنل در نگهداري و بازيابي اسناد، اشغال حجم زيادي از فضاي فيزيكي براي نگهداري از اين اسناد، نگراني هاي ناشي از حفظ و امنيت اسناد و هزينه هاي خريد و نگهداري تجهيزات مناسب براي بايگاني فيزيكي اسناد و... اشاره كرد. ما برآنيم تا با ارائه يك راهكار مناسب به سازمان ها در رفع مسائل فوق ياري رسانيم و براي اين منظور سيستم بايگاني اسناد و مدارك را با قابليت هاي زير طراحي كرديم:

•         ساختار اطلاعاتي بايگاني
•         مديريت گردش اسناد(فيزيكي و الكترونيكي)
•         طبقه بندي و دسته بندي اسناد
•         مديريت امحاء اسناد
•         امنيت

بررسي لزوم الکترونيک کردن بايگاني اسناد
 
بدون ترديد هر سازماني (دولتي يا غيردولتي) سوابق خود را مديريت مي کند. نکته اصلي, انتخاب سامانه اي کارا با قابليت پاسخگويي به نيازهاي عملياتي - اجرايي ادارات و يا سازمانهاست. نياز به اطلاعات و دانش چگونه به کار گرفتن اطلاعات, از جمله ضرورت هايي است که هر مديري, در هر سطحي, براي بهتر انجام دادن وظايف اجرايي خود نيازمند آن است. اين در حاليست که بايگاني سنتي معضلاتي در ارتباط با بايگاني اين اسناد پديد مي آورد که از آن جمله مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :
•    استهلاک و آسيب سند به مرور زمان و بر اثر استفاده مکرر ، شرايط نگهداري نامناسب و يا اثرات محيطي
•    عدم امنيت فيزيکي بايگاني و امکان دسترسي افراد غير مجاز به اسناد و مدارک
•    بايگاني  اصولان احتياج ه فضاي زيادي دارد و با توجه به قيمت ملک و کمبود فضاي فيزيکي، بايگاني هزينه بسيار زيادي به سازمان تحميل مي کند.
•    هزينه هاي نيروي انساني در مراکز بايگاني
 
علاوه برموارد ذکر شده ، نگهداري اسناد به شيوه سنتي ، مشکلات ديگري نظير :

•    دسترسي و جستجوي زمان بر
•    عدم وجود گزارشات مناسب از وضعيت مراجعات به يک سند
•    کنترل وضعيت اسناد و حذف اسناد زائد از سيستم

اين موارد و مشکلات ديگر بايگاني هاي سنتي باعث شده است ادارات، سازمان ها و صاحبان صنايع مختلف براي سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فکر ايجاد يک پايگاه داده مناسب و بهره‌گيري از فرم‌هاي مختلف براي مکانيزه نمودن سيستم مديريت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سيستم‌هاي متفاوت و حجم بالاي مستندات در هر سازمان مطرح مي‌شود، يافتن راه‌حلي براي نگه داري و بازيابي اسناد و مدارک موجود در هر سازمان مي‌باشد، از اين رو مفهوم"بايگاني الکترونيک” به عنوان پايگاه اطلاعاتي مناسب جهت ذخيره‌سازي، محافظت و امکان دسترسي هميشگي و امن به اسناد الکترونيک مطرح مي شود.

جهت اجرا و استفاده از بايگاني الکترونيکي ابتدا بايد نسبت به نياز سازمان، پرونده‌ها آماده‌سازي گرديده و سپس تمامي آنها توسط نرم‌افزار مخصوص اسکن شوند؛ پس از اسکن پرونده‌ها و مرتب سازي فيزيکي آنها مي‌توان با استفاده از نرم‌افزارهاي بايگاني الکترونيکي ، دسترسي سريع، آسان و همزمان کاربران را فراهم نمود.

ثبت درخواست مشاوره و برآورد هزينه
براي درخواست جلسه مشاوره و دريافت اطلاعات بيشتر از کارشناسان فني لطفاً با شماره تلفن 88762318-021 ارتباط بر قرار نماييد.
انتخاب زمینه صفحه
دو طرح بندی مختلف
  • طرح یک
    تمام عرض
  • طرح دو
    داخل قالب
انتخاب رنگ پوسته
طرح پس زمینه برای جعبه